E-Rechnung 2027: was Betriebe umstellen müssen und wie sich der Ablauf automatisieren lässt

Was seit dem 1. Januar 2025 gilt

Grundlage ist das Wachstumschancengesetz vom 27. März 2024, das § 14 des Umsatzsteuergesetzes geändert hat. Eine E-Rechnung ist seitdem nur eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht und sich elektronisch verarbeiten lässt. Alles andere heißt im Gesetz „sonstige Rechnung“, also Papier, aber auch ein PDF, ein Word-Dokument oder ein Foto.

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen im Inland E-Rechnungen empfangen können. Der Absender braucht dafür keine Zustimmung mehr. Laut Bundesfinanzministerium genügt für den Empfang ein E-Mail-Postfach. Wer eine XRechnung bekommt, muss sie trotzdem anzeigen und aufbewahren können, und eine reine XML-Datei ist ohne passendes Programm für Menschen kaum lesbar.

Die Pflicht betrifft Rechnungen zwischen Unternehmen, die beide im Inland ansässig sind (§ 14 Abs. 2 UStG). Rechnungen an Privatkunden und an Firmen im Ausland fallen nicht darunter.

Die Fristen im Überblick

Der Zentralverband des Deutschen Handwerks hat im August 2026 gefordert, die Stufe für Betriebe über 800.000 Euro auf 2028 zu verschieben. Im Gesetz steht, Stand 3. November 2026, weiter der 1. Januar 2027. Auch das jüngste BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026 geht von diesen Fristen aus.

Wie wird die 800.000-Euro-Grenze berechnet?

Es zählt der Gesamtumsatz des Unternehmens, das die Rechnung ausstellt, im Vorjahr. Für 2027 ist das also 2026. Der Umsatz Ihrer Kunden spielt keine Rolle. Das Gesetz verweist auf den Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG. Er wird nach vereinnahmten Entgelten berechnet, Verkäufe von Anlagevermögen und bestimmte steuerfreie Umsätze bleiben außen vor. Die Zahl kann deshalb von der Umsatzzeile in Ihrer BWA abweichen. Liegt Ihr Betrieb in der Nähe der Grenze, lassen Sie den Wert vom Steuerberater bestimmen.

Kleinere Betriebe dürfen 2027 also noch Papier oder PDF verschicken, bekommen von größeren Lieferanten aber schon E-Rechnungen. Der Rechnungseingang muss deshalb auch bei ihnen 2027 funktionieren.

Für welche Rechnungen die Pflicht nicht gilt

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto (§ 33 UStDV)
• Fahrausweise, etwa Bahn- oder Bustickets (§ 34 UStDV)
• Rechnungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG (§ 34a UStDV)
• bestimmte steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, darunter viele Finanz-, Vermietungs- und Heilbehandlungsleistungen
• Rechnungen an Privatkunden und an Unternehmen im Ausland

Diese Rechnungen dürfen weiter als sonstige Rechnung verschickt werden. E-Rechnungen von Lieferanten empfangen müssen auch Betriebe, die selbst nur solche Rechnungen schreiben.

XRechnung, ZUGFeRD und das normale PDF

In Deutschland sind zwei Formate üblich. Die XRechnung ist eine reine XML-Datei. ZUGFeRD ist ein PDF, in das eine XML-Datei eingebettet ist. Das Bundesfinanzministerium erkennt ZUGFeRD ab Version 2.0.1 an, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL, weil ihnen umsatzsteuerliche Pflichtangaben fehlen. Steuerlich zählt bei ZUGFeRD der XML-Teil: Dort müssen alle Pflichtangaben stehen, das PDF ist die Ansicht für Menschen.

Ein PDF aus dem Schreibprogramm ist keine E-Rechnung, auch wenn es per E-Mail kommt und ordentlich aussieht. Sobald für eine Leistung die E-Rechnung Pflicht ist, gilt ein solches PDF nach Auffassung der Finanzverwaltung nicht als ordnungsgemäße Rechnung. Für den Empfänger kann das den Vorsteuerabzug gefährden, bis eine korrekte Rechnung vorliegt.

Aufbewahren: Die XML-Datei ist das Original

Rechnungen sind nach § 14b UStG acht Jahre aufzubewahren, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem sie ausgestellt wurden. Bei einer E-Rechnung muss mindestens der strukturierte Teil unverändert in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben. Den PDF-Teil einer ZUGFeRD-Rechnung müssen Sie nur zusätzlich aufbewahren, wenn er steuerlich wichtige Angaben enthält, die in der XML-Datei fehlen. Wer eine XRechnung in ein PDF umwandelt und nur das PDF ablegt, hat das Original nicht aufbewahrt. Für die Ablage gelten außerdem die GoBD, die Regeln der Finanzverwaltung zur ordnungsmäßigen elektronischen Buchführung.

Was das BMF im Oktober 2026 ergänzt hat

Die Finanzverwaltung hat ihre Auslegung in drei Schreiben festgehalten: vom 15. Oktober 2024, vom 15. Oktober 2025 und zuletzt vom 15. Oktober 2026. Das jüngste Schreiben beantwortet Praxisfragen, unter anderem zu Anzahlungs- und Schlussrechnungen, zu Rechnungen über Bauleistungen, zur Berichtigung von E-Rechnungen und zu technischen Fehlern. Für einige dieser Fälle gibt es Nichtbeanstandungsregeln, bei Schlussrechnungen und Bauleistungen bis zum 30. Juni 2030. E-Rechnungen, die bis zum 31. Dezember 2026 ausgestellt werden und den beiden älteren Schreiben entsprechen, werden auch beim Vorsteuerabzug nicht beanstandet, selbst wenn sie die neuen Vorgaben noch nicht erfüllen.

Umstritten ist in der Fachliteratur, wie eine Leistung aus Dezember 2026 zu behandeln ist, die erst im Januar 2027 abgerechnet wird. Solche Fälle sollten Sie noch 2026 mit Ihrem Steuerberater klären.

Wie der Ablauf im Büro aussieht

Eingang

2027 kommen im Eingang XRechnungen, ZUGFeRD-PDFs, normale PDFs und Papier nebeneinander an. Jede Rechnung durchläuft dieselben Schritte:

1. Empfangen an einer festen Adresse, etwa rechnung@ihrbetrieb.de.
2. Lesbar machen: Die XML-Datei wird als Ansicht für Menschen angezeigt, die Datei selbst bleibt unverändert.
3. Prüfen, ob Pflichtangaben, Beträge und Bankverbindung stimmen, ob die Rechnung zu einer Bestellung gehört und ob sie schon einmal eingegangen ist.
4. Freigeben durch die Person, die die Leistung bestellt hat.
5. Übergeben und ablegen: Die Daten gehen ins Buchhaltungsprogramm oder an den Steuerberater, das Original ins Archiv.

Ausgang

Ihr Rechnungsprogramm muss eine XRechnung oder ein ZUGFeRD-PDF erzeugen. Nach Einschätzung der IHK Heilbronn-Franken reicht dafür meist ein Update des Programms. Prüfen Sie, ob Ihre Version und Ihr Tarif es enthalten und welches ZUGFeRD-Profil herauskommt. Aufwendiger wird es, wenn Rechnungen heute aus Word- oder Excel-Vorlagen entstehen. Dann braucht es ein Programm oder einen Baustein, der aus denselben Daten eine normgerechte Datei baut. Vor dem ersten echten Versand lohnt ein Test mit einem Prüfwerkzeug. Für XRechnungen stellt die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) einen freien Validator bereit, der sich eher an technisch versierte Nutzer richtet.

Was sich automatisieren lässt

Im Eingang ist fast jeder Schritt Routine. Mit einem Werkzeug wie n8n und etwas eigenem Code sähe ein typischer Aufbau so aus:

• Postfach auslesen: Ein Ablauf prüft das Rechnungspostfach alle paar Minuten, speichert die Anhänge und erkennt, ob eine XRechnung, ein ZUGFeRD-PDF oder ein normales PDF angekommen ist.
• Daten übernehmen: Rechnungsnummer, Datum, Lieferant, Beträge, Steuersätze und Bankverbindung stehen in der XML-Datei als eigene Felder. Sie lassen sich direkt lesen, ohne Abtippen.
• Prüfen: Regeln rechnen Summen und Steuer nach, suchen Dubletten und melden sich, wenn ein bekannter Lieferant plötzlich eine andere Bankverbindung angibt. Ein Validator zeigt formale Fehler.
• Freigabe: Die zuständige Person bekommt eine Nachricht mit der lesbaren Ansicht und gibt frei oder fragt nach.
• Übergabe: Freigegebene Rechnungen gehen über eine Schnittstelle ins Buchhaltungsprogramm oder als Datei an den Steuerberater. Das unveränderte Original landet im Archiv.

Für Rechnungen, die 2027 weiter als PDF oder Scan kommen, kann ein KI-Modell die Felder auslesen und in dieselbe Struktur bringen. Diese Daten sollten im Ablauf als „aus PDF gelesen“ markiert sein und von einem Menschen geprüft werden. Eine E-Rechnung wird aus dem PDF dadurch nicht, denn der Absender hat es nicht im strukturierten Format ausgestellt. Vorher sollte außerdem feststehen, wo die KI die Daten verarbeitet, weil Rechnungen oft personenbezogene Daten enthalten.

Beim Menschen bleiben die steuerliche Einordnung von Sonderfällen und die Freigabe von Zahlungen. Wie wir für unser eigenes Finanz-Cockpit Kontoauszüge aus dem PDF lesen und mit einem Saldo-Abgleich prüfen, beschreibt der Beitrag Kontoauszug-PDF auslesen. Abläufe mit n8n bauen wir auf Wunsch auf Ihrem eigenen Server, mehr dazu auf der Seite n8n-Automatisierung. Auch im Ausgang lässt sich die Rechnung an den Schritt davor koppeln: Entstehen Angebote schon automatisch aus Anfragen, kann aus dem angenommenen Angebot später die strukturierte Rechnung werden.

Checkliste bis Ende 2026

1. Gesamtumsatz 2026 mit dem Steuerberater abschätzen. Liegt er über 800.000 Euro, gilt die Ausstellungspflicht ab dem 1. Januar 2027.
2. Eine feste Adresse für eingehende Rechnungen festlegen und den Lieferanten mitteilen.
3. Prüfen, ob Ihr Buchhaltungsprogramm XRechnung und ZUGFeRD anzeigen und übernehmen kann, und eine Testrechnung durchspielen.
4. Festlegen, wo die Original-XML-Dateien acht Jahre lang unverändert liegen.
5. Im Ausgang Format und ZUGFeRD-Profil Ihres Rechnungsprogramms prüfen und eine Testrechnung durch einen Validator laufen lassen.
6. Rechnungsadressen Ihrer Geschäftskunden in den Stammdaten nachtragen.
7. Sonderfälle mit dem Steuerberater besprechen: Anzahlungen, Schlussrechnungen, Gutschriften und Leistungen aus Dezember 2026.
8. Klären, wer im Büro Rechnungen prüft und freigibt, und den Ablauf einmal aufschreiben.

Ausblick auf 2027 und 2028

Auf EU-Ebene hat der Rat am 11. März 2025 das Paket „VAT in the Digital Age“ (ViDA) beschlossen, im Amtsblatt veröffentlicht am 25. März 2025. Laut EU-Kommission gelten ab dem 1. Juli 2030 digitale Meldepflichten für Umsätze zwischen Unternehmen in verschiedenen EU-Staaten. Gemeldet wird über E-Rechnungen nach der europäischen Norm. Staaten mit eigenen Echtzeit-Meldesystemen müssen diese bis zum 1. Januar 2035 an das EU-Modell angleichen. Für Deutschland ist laut IHK ein eigenes Meldesystem geplant, einen Termin dafür kennen wir nicht.

Unsere Einschätzung, Stand November 2026: Für die meisten kleinen und mittleren Betriebe wird 2027 ein Jahr mit gemischtem Eingang, mit E-Rechnungen von größeren Lieferanten und PDFs von kleineren. Die meiste Arbeit entsteht deshalb im Eingang. Ab 2028 dürfte der Anteil der PDFs im Geschäft zwischen Unternehmen deutlich sinken. Wer den Eingang schon 2027 auf strukturierte Daten umstellt, hat für spätere Meldepflichten die Datengrundlage bereits im Haus.