Finanz-Cockpit ohne sevdesk-API: Kontoauszug-PDF automatisch auslesen

Warum nicht einfach die sevdesk-API?

Weil die API nicht in jedem sevdesk-Tarif enthalten ist. Laut der Preisseite von sevdesk gehört die REST-Schnittstelle zum Tarif Buchhaltung Pro (Stand 3. November 2026). In unserem Tarif ist sie nicht enthalten.

Wir wollten im CRM eine Seite, auf der Kosten, Projekte, Umsatz und Gewinn stehen, dazu die Jahresplanung, unsere Ziele und die offenen Aufgaben. Für diese interne Übersicht den Tarif zu wechseln, hat sich für uns nicht gerechnet. Wer ohnehin mehrere Programme mit sevdesk verbinden will, ist mit dem Tarif mit API gut bedient, weil die Zahlen dann direkt aus der Buchhaltung kommen.

Welche Alternativen zur sevdesk-API gibt es?

Für eine Finanzübersicht in einer kleinen Firma reichen oft die Bewegungen auf dem Geschäftskonto. Welcher Weg dorthin passt, hängt davon ab, was Ihre Bank und Ihre Buchhaltung herausgeben.

Bei uns kam die Umsatzliste aus dem FYRST Business Banking nur als PDF heraus: Liste öffnen, bis zum Eintrag „Keine weiteren Umsätze“ scrollen und im Browser als PDF drucken. Deshalb haben wir uns für das PDF entschieden.

Wie liest das Cockpit ein Kontoauszug-PDF aus?

Mit pdf.js, der quelloffenen Bibliothek von Mozilla, mit der auch Firefox PDFs anzeigt. Wir liefern sie zusammen mit dem CRM aus, der Browser lädt sie also von keinem fremden Server nach. Der Ablauf:

1. Sie wählen das PDF aus. Der Browser liest die Datei in den Arbeitsspeicher, hochgeladen wird sie nicht.
2. pdf.js liefert jedes Textstück einer Seite mit seiner Position. Stücke auf gleicher Höhe werden zu einer Zeile zusammengefasst, Kopf- und Fußzeilen wie Seitenzahlen fallen weg.
3. Eine Spaltengrenze trennt links Gegenpartei und Verwendungszweck von rechts Zahlungsart und Betrag. Diese Grenze haben wir am Druckbild unserer Bank ausgemessen.
4. Eine Zeile, die nur aus einem Datum besteht, beginnt einen neuen Tag. Endet die rechte Spalte auf einen Eurobetrag, beginnt ein neuer Umsatz, und die folgenden Textzeilen gehören zu seinem Verwendungszweck.
5. Bei Kartenzahlungen steht der Händler im Verwendungszweck. Das Cockpit holt ihn dort heraus, zusammen mit dem Länderkürzel.

Voraussetzung ist eine Textebene im PDF. Ein eingescannter Auszug ist für pdf.js nur ein Bild und bräuchte vorher eine Texterkennung, wie wir sie im Test zur KI-Texterkennung an Fotos verglichen haben.

Wie prüft das Cockpit, ob kein Umsatz fehlt?

Mit einem Saldo-Abgleich. Oben in der Umsatzliste steht der Kontostand. Das Cockpit addiert alle erkannten Umsätze und vergleicht die Summe auf den Cent mit diesem Saldo. Stimmen beide überein, ist das PDF sehr wahrscheinlich vollständig gelesen. Weichen sie ab, erscheint eine Warnung, bevor irgendetwas gespeichert wird: Dann fehlt ein Teil der Liste, oder eine Zeile wurde falsch gelesen.

Ein Beispiel mit erfundenen Zahlen: Das PDF zeigt einen Saldo von 8.412,50 Euro, die erkannten Umsätze ergeben zusammen 8.312,50 Euro. Die Differenz von 100 Euro löst die Warnung aus. Der Abgleich setzt voraus, dass die Liste alle Umsätze seit der Kontoeröffnung enthält.

Vor dem Speichern zeigt eine Vorschau jeden Umsatz mit Datum, Betrag und vorgeschlagener Einordnung. Erst nach dem Klick auf „Importieren“ landet etwas in der Datenbank.

Wie verhindert man doppelte Importe?

Jeder Umsatz bekommt einen Schlüssel aus Datum, Betrag und dem Anfang von Gegenpartei und Verwendungszweck. Die Datenbank nimmt jeden Schlüssel nur einmal an. Lesen Sie eine Woche später dieselbe, inzwischen längere Liste ein, kommen nur die neuen Umsätze dazu. Schon importierte werden weder doppelt angelegt noch verändert.

Nur der Anfang zählt, weil lange Verwendungszwecke im Druck abgeschnitten werden. Wo der Schnitt liegt, hängt von der Fensterbreite beim Drucken ab. Mit dem vollen Text sähe derselbe Umsatz bei jedem Druck etwas anders aus. Zwei gleiche Umsätze am selben Tag hält ein laufender Zähler im Schlüssel auseinander.

Wie ordnen Regeln die Umsätze automatisch ein?

Eine Regel ist ein Suchwort mit einer Einordnung. Steht das Wort in Gegenpartei oder Verwendungszweck, setzt das Cockpit Art, Kategorie, Geschäftsbereich und Umsatzsteuersatz, auf Wunsch auch das Projekt. Jede Regel hat eine Priorität, und die erste passende gewinnt. Regeln für einzelne Kunden stehen deshalb vor allgemeinen. Als Art gibt es:

• Einnahme: zählt zum Umsatz.
• Ausgabe: zählt zu den Kosten.
• Neutral: zählt zu keinem von beiden. Dazu gehören Stammeinlage, Gesellschafterdarlehen, Umbuchungen zwischen eigenen Konten und Steuerzahlungen.

Ohne passende Regel gilt jede Abbuchung als Ausgabe. Eingänge ohne Regel ordnet das Cockpit dagegen als neutral und ungeklärt ein. Dahinter steckt oft eine Einlage oder eine Erstattung, und die soll den Umsatz nicht aufblähen. Erst wenn jemand einen solchen Eingang als Einnahme markiert, zählt er zum Umsatz. Den Nettobetrag rechnet das Cockpit mit dem Steuersatz der Regel aus dem Bruttobetrag. Ohne Regel nimmt es 19 Prozent an, bei neutralen Umsätzen und Kartenzahlungen im Ausland 0 Prozent.

Beispiele mit erfundenen Beträgen, Namen und Rechnungsnummern.

Wann zählt eine Rechnung als Umsatz?

Erst wenn das Geld auf dem Konto ist. Das Cockpit rechnet nach dem Ist-Prinzip: Umsatz und Kosten kommen aus den Kontobewegungen. Eine geschriebene Rechnung tragen wir mit Rechnungsnummer, Datum und Betrag ein, danach erscheint sie als offene Forderung. Kommt ein Zahlungseingang, in dessen Verwendungszweck die Rechnungsnummer steht, gilt sie als bezahlt und fällt aus den offenen Forderungen heraus. Zahlt jemand bar oder ohne Rechnungsnummer, lässt sich die Rechnung von Hand als bezahlt markieren.

Dafür sollte die Rechnung darum bitten, die Rechnungsnummer als Verwendungszweck anzugeben. Je Projekt stehen berechneter Betrag und Zahlungseingang nebeneinander. Das Projektergebnis ist der Zahlungseingang minus die Kosten, die dem Projekt zugeordnet sind.

Was zeigt das Finanz-Cockpit auf einen Blick?

Die Übersicht zeigt für das gewählte Jahr diese Kennzahlen:

• Kontostand laut letztem Import
• Umsatz netto, also Geldeingang auf dem Konto, mit Planwert zum Vergleich
• Kosten netto, ohne Steuern, Darlehen und Einlagen
• Ergebnis vor Steuern
• Steuer-Rücklage
• offene Forderungen aus Rechnungen, die noch nicht bezahlt sind
• gewichtete Pipeline aus der Akquise

Darunter folgen ein Diagramm mit Umsatz und Kosten je Monat samt Planlinie und eine Aufteilung nach Geschäftsbereichen. In eigenen Reitern liegen Projekte, Jahresplanung, Ziele und To-dos. Ein Umsatz- oder Ergebnisziel misst seinen Istwert selbst aus den Kontoumsätzen, niemand muss ihn nachtragen.

Die gewichtete Pipeline kommt aus dem Akquise-Board im selben CRM. Jeder offene Lead hat einen geschätzten Auftragswert, jede Stufe eine Wahrscheinlichkeit. Das Cockpit multipliziert beides und zählt die Leads zusammen. Ein Beispiel mit erfundenen Zahlen: Ein Lead mit 5.000 Euro Auftragswert in einer Stufe mit 20 Prozent zählt mit 1.000 Euro.

Wie berechnet das Cockpit die Steuer-Rücklage?

Als festen Prozentsatz vom Ergebnis vor Steuern. Ist das Ergebnis negativ, steht dort null. Wir rechnen mit rund 29 Prozent, einer groben eigenen Faustregel für unsere UG. Ein Beispiel mit erfundenen Zahlen: Bei 20.000 Euro Ergebnis zeigt das Cockpit rund 5.800 Euro Rücklage. Der passende Satz hängt unter anderem von der Rechtsform und vom Gewerbesteuer-Hebesatz der Gemeinde ab. Stimmen Sie ihn mit Ihrem Steuerberater ab, das Cockpit ersetzt keine Steuerberechnung.

Wo liegen die Daten?

Das Kontoauszug-PDF wird nirgends hochgeladen und nicht gespeichert. Gespeichert werden nur die erkannten Umsätze mit Datum, Gegenpartei, Verwendungszweck, Zahlungsart, Betrag und Einordnung. Die Datenbank liegt bei Supabase, einem Anbieter mit Sitz in den USA, auf Servern in der Region Frankfurt. Zugriff hat nur der freigeschaltete Login für unser CRM, das prüft die Datenbank selbst über Row Level Security. Wie dieses CRM aufgebaut ist, beschreibt der Beitrag zum Live-CRM für die Akquise.

Wo sind die Grenzen?

• Ein Layout: Der Leser ist auf das Druckbild einer Bank zugeschnitten. Ändert die Bank ihr Layout oder kommt ein Konto bei einer anderen Bank dazu, muss er angepasst werden. Der Saldo-Abgleich zeigt dann an, dass etwas nicht stimmt.
• Ein Handgriff pro Import: Automatisch läuft das Auslesen und Einordnen. Das PDF aus dem Online-Banking zu holen, bleibt Handarbeit.
• Geschätzte Nettobeträge: Sie beruhen auf den Steuersätzen der Regeln. Für eine Übersicht reicht das, für die Umsatzsteuervoranmeldung nicht. Belege, Vorsteuer und Jahresabschluss bleiben beim Buchhaltungsprogramm und beim Steuerberater.

Für wen das passt und für wen nicht

Das passt zu kleinen Firmen und Startups mit einem Geschäftskonto und einer überschaubaren Zahl von Umsätzen im Monat. Die Geschäftsführung will Umsatz, Kosten, Ergebnis und offene Rechnungen sehen und dafür weder den Buchhaltungstarif wechseln noch einen weiteren Dienst an das Konto lassen. Gut passt es auch, wenn es schon ein eigenes CRM oder eine interne Web-App gibt, in die das Cockpit einziehen kann.

Es passt nicht, wenn Sie mehrere Konten bei verschiedenen Banken haben oder täglich viele Buchungen anfallen. Dann lohnt sich eine Bankschnittstelle oder der Buchhaltungstarif mit API eher. Auch wer eine echte Buchhaltung mit Belegen und Umsatzsteuer braucht, ist mit einem Cockpit aus Kontoumsätzen falsch beraten.

Liegen Ihre Zahlen heute in mehreren Tabellen verteilt, finden Sie unter Excel durch Web-App ersetzen, wie wir solche Listen in eine Anwendung überführen. Wie ein Projekt mit uns abläuft, steht unter Wie wir arbeiten.